Kategorie: Car Policy

Das Auto wird zum Abonnement – und die Car Policy hat es noch nicht bemerkt

Die Ausstattungsentscheidung wandert aus der Bestellung in die Nutzungsphase – und damit aus einem geregelten Prozess in einen ungeregelten.

Bei Functions on Demand ist die Hardware werkseitig verbaut, freigeschaltet wird Software – gegen Einmalbetrag oder im Abonnement. Damit fällt die Ausstattungsentscheidung nicht mehr bei der Bestellung, sondern in der Nutzungsphase, oft durch die fahrende Person selbst. Für Fuhrparks entstehen daraus vier offene Punkte: die steuerliche Behandlung, die bislang weder durch Verwaltungsanweisung noch durch Rechtsprechung geklärt ist; die Vertragspartnerschaft, die ohne Regelung beim Fahrer landet; die Restwertwirkung; und der Laufzeitkonflikt zwischen Leasingvertrag und Abonnement.

Sitzheizung im Monatsabo, Navigation für einen kleinen Betrag, Assistenzpaket per Klick. Was wie eine Komfortfrage aussieht, greift gleichzeitig in Steuerrecht, Vertragsrecht, Datenschutz und Leasingrückgabe – und zwar an einer Stelle, an der die meisten Car Policies schweigen.

Dieser Beitrag sortiert die offenen Fragen, trennt Belegtes von Literaturmeinung und benennt, was in die Richtlinie gehört. Wie eine Car Policy insgesamt aufgebaut sein sollte, behandelt ergänzend unser Beitrag Car Policy Advanced & Mobility Policy.

1. Was sich strukturell verschiebt

Bislang fiel die Ausstattungsentscheidung bei der Bestellung. Sie war Teil eines geregelten Prozesses mit Budgetgrenzen, Freigaben und einer Kalkulation. Bei digital freischaltbaren Funktionen fällt sie in der Nutzungsphase – oft durch die Person, die das Fahrzeug fährt.

Die Hardware ist dabei werkseitig bereits verbaut. Freigeschaltet wird Software. Genau dieser Umstand macht die rechtliche Einordnung schwierig – und er ist der Grund, weshalb sich die vertrauten Kategorien nicht sauber anwenden lassen.

2. Steuerlich ungeklärt – und zwar wirklich

Das ist die wichtigste Aussage zu diesem Thema – und sie wird in der Diskussion regelmäßig übergangen. Ein BMF-Schreiben zur lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung betrieblicher Kraftfahrzeuge existiert zwar (vom 3. März 2022), es behandelt digital freischaltbare Funktionen aber nicht.

Alles, was derzeit zur steuerlichen Behandlung gesagt wird, ist Literaturmeinung – begründet, aber nicht verbindlich. Wer danach gestaltet, tut das auf eigenes Risiko. Das sollte man wissen, bevor man eine Empfehlung in eine Car Policy schreibt.

3. Die Rechtsprechung, auf die sich die Literatur stützt

Die verbreitete Auffassung stellt auf den Aktivierungszeitpunkt ab: Eine bereits bei Erstzulassung aktivierte Funktion fließt in den Bruttolistenpreis und damit in die Bemessungsgrundlage der Ein-Prozent-Regelung ein, eine spätere Aktivierung bleibt außen vor. Gestützt wird das auf zwei Entscheidungen des Bundesfinanzhofs.

Beide Entscheidungen sind einschlägig für die Frage, was in den Listenpreis einfließt. Keine von beiden betrifft digital freischaltbare Funktionen – sie stammen aus einer Zeit, in der es diese Gestaltung nicht gab.

4. Warum die Analogie wackelt

Der Einwand gegen die verbreitete Auffassung liegt auf der Hand: Bei einer nachträglichen Umrüstung wird etwas eingebaut. Bei einer Freischaltung ist es bereits da.

Schärfer wird der Einwand, wenn man die Definition des Bundesfinanzhofs im Wortlaut liest. Sonderausstattung erfasst danach „werkseitig zusätzlich eingebaute Ausstattungen des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung“. Bei Functions on Demand sind beide Merkmale erfüllt: Die Hardware ist werkseitig eingebaut, und sie ist es im Zeitpunkt der Erstzulassung. Freigeschaltet wird lediglich, was bereits verbaut war.

Ob die Analogie trägt, ist damit offen. Wer die verbreitete Gestaltungsempfehlung befolgt – Funktionen erst nach der Erstzulassung aktivieren –, tut das mit einem erkennbaren Restrisiko. Das ist kein Argument dagegen, aber ein Argument dafür, den Freischaltzeitpunkt sauber zu dokumentieren und die Gestaltung im Einzelfall steuerlich abzusichern.

5. Der praktisch wichtigste Punkt ist vertraglich

Während die steuerliche Frage offen bleibt, gibt es eine, die sich sofort regeln lässt – und die im Alltag mehr Schaden anrichtet, wenn sie ungeregelt bleibt.

Wird die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst Vertragspartner des Herstellers, trägt sie oder er grundsätzlich auch die Kosten. Das passiert nicht durch eine Entscheidung, sondern durch die Voreinstellung: Die Buchung läuft über das Nutzerkonto im Fahrzeug oder in der Hersteller-App, und dort ist die fahrende Person hinterlegt.

Ohne Regelung entsteht damit ein Direktvertrag am Fuhrpark und an der Buchhaltung vorbei – über ein Fahrzeug, das dem Unternehmen gehört oder von ihm geleast ist.

6. Die Folgekette beim Direktvertrag

Die Folgen reichen weiter, als es zunächst aussieht.

Die Lösung ist unspektakulär: ein Rahmenvertrag mit dem Hersteller, über den das Unternehmen Vertragspartner bleibt, statt vieler Einzelbuchungen über persönliche Konten. Das ist eine Verhandlung, die vor der ersten Buchung geführt werden sollte – danach ist sie ein Aufräumprojekt.

7. Restwert: fahrzeuggebunden oder nutzergebunden

Bei der Restwertwirkung unterscheidet die Fachdiskussion zwei Fälle.

Quantifizierte Aufschläge liegen bisher nicht vor. Wer mit einem Restwertvorteil aus dauerhaften Freischaltungen kalkuliert, kalkuliert mit einer Annahme – nicht mit einem Marktwert.

Für die Praxis ist die Unterscheidung trotzdem relevant, und zwar in der umgekehrten Richtung: Bei einer nutzergebundenen Freischaltung entsteht Aufwand ohne jeden Gegenwert am Fahrzeug. Das ist kein Argument dagegen – Komfort während der Laufzeit ist ein legitimer Zweck –, aber es gehört in die Kalkulation. Wie Ausstattungsentscheidungen generell auf den Restwert wirken, behandelt unser Beitrag Restwert entsteht bei der Bestellung.

8. Der Laufzeitkonflikt

Leasingverträge laufen typischerweise 36 Monate, Abonnements 12 bis 24. Diese Zeiträume passen nicht zusammen – und in den meisten Verträgen ist nicht geregelt, was bei Nichtübereinstimmung geschieht.

Ob bezahlte Funktionen bei vorzeitiger Rückgabe erstattet werden, ist ungeklärt. Praktisch heißt das: Wird ein Fahrzeug vorzeitig ausgesteuert – wegen Totalschadens, Personalwechsel oder Flottenanpassung –, läuft ein Abonnement möglicherweise weiter oder verfällt ohne Ausgleich.

Das ist kein großer Betrag je Fall. Es ist aber ein Punkt, der sich bei Vertragsabschluss mit einem Satz regeln lässt und nachträglich gar nicht.

9. Sieben Punkte für die Car Policy

10. Was Fuhrparkverantwortliche jetzt tun sollten

11. Fazit & nächste Schritte

Functions on Demand verschieben die Ausstattungsentscheidung aus der Bestellung in die Nutzungsphase – aus einem geregelten Prozess in einen ungeregelten. Steuerlich ist die Behandlung offen: Es gibt weder ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums noch höchstrichterliche Rechtsprechung dazu. Die verbreitete Auffassung stellt auf den Aktivierungszeitpunkt ab und stützt sich auf zwei BFH-Entscheidungen zum Listenpreis; die Analogie ist aber angreifbar, weil der Bundesfinanzhof Sonderausstattung als werkseitig eingebaut im Zeitpunkt der Erstzulassung definiert – und bei Functions on Demand trifft beides zu. Praktisch wichtiger ist ohnehin die Vertragsfrage: Wer bucht, zahlt, und ohne Regelung wird das die fahrende Person.

Drei konkrete nächste Schritte: erstens die Vertragspartnerschaft mit dem Hersteller klären, bevor die erste Funktion gebucht wird – ein Rahmenvertrag löst Vorsteuerabzug, Lohnsteuerfrage und Kontrollverlust in einem Zug. Zweitens die sieben Punkte in die Car Policy aufnehmen; keiner davon ist aufwendig. Drittens die Deaktivierung bei Fahrerwechsel und vor der Rückgabe in dieselbe Checkliste schreiben wie Schlüssel und Bordmappe.

„Vor der ersten Buchung sind es sieben Absätze in der Car Policy. Danach ist es ein Aufräumprojekt mit Einzelverträgen, die niemand kennt.“